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Das Feature Verwaltete Organisationen ist nur für autorisierte Partner von heylogin und nach Vereinbarung im Enterprise-Plan verfügbar. Bitte wenden Sie sich an unser Vertriebsteam unter sales@heylogin.com bzw. an unser Partner-Formular unter:
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Mit verwalteten Organisationen können Tochter- oder Endkundenorganisationen verwaltet werden. Dabei haben Sie über Ihre eigene Organisation administrativen Zugriff auf alle verwalteten Organisationen indem Sie delegierte Admins hinzufügen.
Sobald das Feature für Ihre Organisation aktiviert ist, erscheint der Menüpunkt “Verwaltete Organisationen” links im Menü auf heylogin.app
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Zur einfachen Lesbarkeit, wird im Folgenden von Endkundenorganisationen gesprochen. Damit sind auch potenzielle Tochterunternehmungen bzw. alle Organisationen gemeint, die einer anderen Organisation untergeordnet werden.
Delegierte Admins
Ein delegierter Admin agiert in der verwalteten Organisation wie ein regulärer Organisations-Admin mit den selben Berechtigungen. Dabei fällt für die delegierten Admins keine zusätzliche Lizenz innerhalb der Organisation an.
Funktionsübersicht
Verwaltete Organisation erstellen
Jeder Nutzer der Organisation, der die Berechtigung hat, die Oberfläche “Verwaltete Organisation” einzusehen, kann eine neue verwaltete Organisation erstellen.
Klicken Sie auf Neue Organisation erstellen und geben Sie einen Namen für die neue Organisation. Sie werden automatisch als delegierter Admin hinzugefügt.
Delegierte Admins hinzufügen und entfernen
Um weitere delegierte Admins hinzuzufügen oder vorhandene zu entfernen, müssen Sie entweder Admin in Ihrer Organisation oder delegierter Admin in der verwalteten Organisation sein.
In beiden Fällen klicken Sie zuerst auf die Tabellenzeile der verwalteten Organisation.
Um delegierte Administratoren hinzuzufügen, suchen Sie in der Box auf der rechten Seite Admin (delegiert) hinzufügen nach der E-Mail-Adresse des Nutzers und klicken Sie auf Hinzufügen.
Um delegierte Administratoren zu entfernen, klicken Sie in der Box Admins (delegiert) bei der entsprechenden E-Mail-Adresse auf Entfernen.
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Sofern administrativer Zugriff besteht, muss immer ein delegierter Admin hinterlegt sein, es können also nicht alle delegierten Admins gleichzeitig entfernt werden.
Ansprechpartner hinzufügen
Ein delegierter Admin der verwalteten Organisation kann einen Ansprechpartner hinzufügen. Dies wird dem Endkunden an verschiedenen Stellen im Browser unter heylogin.app angezeigt. Beispielsweise unter “Einstellungen” und “Plan” im Management-Bereich, sowie unter “Support kontaktieren” und auf der ersten Seite wenn heylogin.app geöffnet wird.
Klicken Sie zuerst auf die Tabellenzeile der verwalteten Organisation.
Klicken Sie auf Füge deine Kontaktinformationen hinzu und tragen Sie Ihre Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse und Telefonnummer) in das Formular ein.
Es kann auch ein Foto hinterlegt werden, indem Sie auf das Stift-Symbol neben dem Umriss einer Person klicken. Dann wählen Sie eine Bild-Datei aus.
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Anforderung an die Bild-Datei:
- Quadratisch
- Maximal 500x500px groß
- Gängiges Bildformat z.B. .jpg, .png, .bmp, usw.
Auf verwaltete Organisation zugreifen
Für den Zugriff auf auf eine verwaltete Organisation, müssen sie delegierter Admin in dieser verwalteten Organisation sein. Falls Sie noch keinen Zugriff haben, wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihrer Organisation.
Klicken Sie in der Tabellenzeile der gewünschten Organisation auf Management öffnen. Die gewählte Organisation erscheint nun links im Menü unterhalb Ihrer Organisation und das Organisationsmanagement öffnet sich wie gewohnt (siehe ).
Durch einen Klick auf das Kreuz neben dem Organisationsnamen im Menü können Sie die verwalteten Organisation auf Ihrem Gerät wieder deaktivieren.
Lizenz der verwalteten Organisation aktivieren
Jede angelegte verwaltete Organisation befindet sich zunächst in einer 30-tägigen Testphase. Nach Ablauf dieser Testphase ist heylogin stark eingeschränkt und kann nicht regulär genutzt werden.
Testphase verlängern
Die Testphase kann einmalig um 14 Tage verlängert werden in dem die verwaltete Organisation angeklickt wird und im Dialog unter Plan die Verlängerung der Testphase beantragt wird.
Lizenz kostenpflichtig aktivieren
Im gleichen Dialog kann der Plan außerdem aktiviert werden. Diese Aktivierung ist eine verbindliche Bestellung und löst eine automatische Abrechnung nach den bestehenden Konditionen aus. Die Vertragslaufzeit des Endkunden wird dadurch sofort gestartet. Ein evtl. verbliebener Testzeitraum wird dabei nicht berücksichtigt und verfällt.
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Die eingegebene Lizenzmenge ist die geplante Mindestabnahmemenge. Diese wird bei Rechnungsstellung berechnet und kann vor Ablauf der Laufzeit nicht reduziert werden. Zu den Abrechnungsbedingungen sowie Laufzeitbeginn sehen Sie bitte unsere Geschäftsbedingungen.
Alle Nutzer (verbunden, eingeladen, nicht verbunden) zählen in die zu berechnende Lizenzmenge.
FAQ und Alltagsszenarien
Wer ist mein Ansprechpartner?
Die Betreuung unserer Partner bzw. Reseller übernehmen in großen Teilen unsere Distributoren. Die jeweiligen Ansprechpartner werden Ihnen mitgeteilt.
Diese Ansprechpartner sind Ihre erste Anlaufstelle für Fragen und Probleme aller Art. Sie sind auch in Supportfällen von heylogin ausgebildet.
In einzelnen Sonderfällen betreut heylogin Partner selbst bzw. heylogin betreut die Kunden, die Verwaltete Organisationen als Sondervereinbarung im Enterprise-Plan erhalten, direkt.
Sollten Sie sich unsicher sein, wer Ihr Ansprechpartner ist, wenden Sie sich an unseren Support.
Wie kann ich eine bereits erstellte Endkundenorganisation nachträglich verbinden?
Manchmal kommt es vor, dass der Endkunde selbstständig eine Organisation erstellt hat und nun aber über den Partner verwaltet werden will.
Eine eigenständige Organisation kann auf folgendem Weg angebunden werden:
Voraussetzung: Nutzer des Partners hinzufügen:
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Wenn der Partner noch keine Admin-Berechtigungen in der Endkundenorganisation hat muss der Admin des Endkunden einen Nutzer des Partners hinzufügen.
- Als Admin der Endkundenorganisation: Öffnen Sie heylogin.app im Browser auf Ihrem PC oder Mac, klicken Sie unter Ihrer Organisation auf Management und wechseln Sie in die Nutzerverwaltung.
- Fügen Sie einen Account des Partners oder der Muttergesellschaft Ihrer Organisation hinzu und ernennen Ihn als zusätzlichen Admin. Dies ist zwingend notwendig um die Verbindung herzustellen.
Verbinden der Endkundenorganisation
- Als Nutzer des Partners, der in der Endkundenorganisation Admin ist: Öffnen Sie heylogin.app im Browser auf Ihrem PC oder Mac, klicken Sie unter Ihrer Organisation auf Management und wechseln Sie in die Einstellungen. Scrollen Sie nach unten, öffnen Sie die Weitere Optionen und klicken Sie auf In verwaltete Organisation umwandeln.
- Bestätigen Sie den Umstieg in eine verwaltete Organisation mit einem Klick auf Umwandeln.
Wie kann man den administrativen Zugriff des Partners deaktivieren?
Einzelne Endkunden möchten nicht oder erlauben einen administrativen Zugriff des Partners über das Aufsetzen der Organisation hinaus oder entscheiden später, dass dieser Zugriff aufgelöst werden soll.
Im folgenden wird erklärt wie der administrative Zugriff aufgelöst werden kann.
Der Bezug von heylogin über diesen Partner bleibt dabei dennoch erhalten.
- Stellen Sie sicher, dass in der Endkundenorganisation mindestens ein verbleibender Nutzer zum Admin berechtigt wird. heylogin empfiehlt immer zwei Admins festzulegen
- Als delegierter Admin des Endkunden öffnen Sie heylogin.app in Ihrem Browser auf Ihrem PC oder Mac. Klicken Sie den Punkt Verwaltete Organisationen und wählen Sie den gewünschten Endkunden.
- Entfernen Sie alle delegierten Admins aus der Organisation inkl. sich selbst.
- Scrollen Sie im rechten Bereich ganz nach unten, klicken Sie dann auf In unabhängige Organisation umwandeln. Bestätigen Sie dann den Vorgang.
Ein Kunde möchte vom heylogin Business (Self Service) zum Partner wechseln. Was muss ich tun?
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Diese Anleitung bezieht sich ausschließlich auf heylogin Business Kunden, die Ihr Abonnement über den Self-Service verwalten.
heylogin Business Kunden, die heylogin nicht über den Self-Service beziehen, wenden sich bitte an unseren Support bzw. support@heylogin.com oder Ihren gewünschten Partner.
Um als Business Kunde zu einem Partner zu wechseln gehen Sie wie folgt vor:
- Kündigen Sie bitte Ihr Abonnement, wie hier beschrieben. Mit einer Kündigung funktioniert Ihr heylogin weiterhin bis zum Ende der Laufzeit. Sollte Ihre Kündigung und das Laufzeitende sehr nah zusammen liegen, wenden Sie sich bitte an unseren Support bzw. support@heylogin.com
- Bitte melden Sie sich anschließend mit Ihrem ausgewählten Partner bzw. als Partner mit Ihrem Endkunden in Kopie bei support@heylogin.com
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Unserem Support muss in der Nachricht ersichtlich sein, dass zwischen Partner und Endkunden beidseitig Einverständnis für diesem Wechsel vorliegt. Idealerweise bestätigen beide Seiten dies mit einer Nachricht.
- Unser Support wird dann die Lizenz innerhalb unserer Servicezeiten zurücksetzen und Ihnen einen angemessenen Zeitraum zum Verbinden der Organisationen zur Verfügung stellen.
- Bitte folgen Sie dann der Anleitung zum Verbinden der Organisationen.
Ein Kunde möchte von einem Partner zu einem anderen Partner wechseln. Wie geht das?
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Diese Anleitung bezieht sich ausschließlich auf Endkundenorganisationen, welche bereits eine verwaltete Organisation ist.
heylogin ist eine gute Partnerschaft zwischen uns und den Partnern wichtig. Daher präferieren wir einvernehmliche Partnerwechsel.
- Stellen Sie sicher, dass in der Endkundenorganisation mindestens ein Nutzer mit Admin-Berechtigung verbleibt. Folgen Sie der Anleitung zum Entfernen der Administrativen Rechte des Partners.
- Senden Sie uns eine Nachricht an support@heylogin.com in der ersichtlich ist, dass aller Parteien mit dem Wechsel einverstanden sind (Endkunde, alter und neuer Partner). Sollte ein Einverständnis nicht möglich sein, weil z.B. der alte Partner nicht erreichbar ist, wenden Sie bitte dennoch an unseren Support und wir versuchen gemeinsam eine Lösung zu finden.
- Unser Support wird dann die Lizenz innerhalb unserer Servicezeiten zurücksetzen und Ihnen einen angemessenen Zeitraum zum Verbinden der Organisationen zur Verfügung stellen.
- Bitte folgen Sie dann der Anleitung zum Verbinden der Organisationen.
Ein Kunde bezahlt Rechnungen nicht. Kann ich heylogin für den Kunden deaktivieren?
Bitte senden Sie uns eine Nachricht an support@heylogin.com mit einem Nachweis über die Zahlungsaufforderung an den Endkunden. Wir versuchen dann eine gemeinsame Lösung zu finden.